Những thử thách lúc vận hành nhà chung cư và phương hướng giải đáp bằng số hóa

Công ty quản lý vận hành nhà chung cư rất hay đụng tới nhiều thách thức khi tiến hành quản lý chung cư, đặc biệt là khi xuất hiện tranh chấp, mâu thuẫn chung cư bùng phát còn gây ảnh hưởng tiêu cực tới uy tín và quy trình làm việc của các công ty quản lý tòa nhà.

Ở dưới là những khó khăn và cách xử lý của những công ty quản lý tòa nhà phải theo dõi.

1. Thách thức trong quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư


Đa phần những tranh chấp tòa nhà hiện nay có một phần lớn đều bắt nguồn từ tranh chấp do khoản tiền bảo trì 2% của chung cư tạo thành. Đa phần tiền quỹ bảo trì chung cư là khoản tiền được sử dụng để bảo dưỡng bảo trì các diện tích công cộng sở hữu chung tại tòa nhà, cụ thể gồm có những công việc bảo trì tòa nhà định kỳ, sửa chữa đột xuất trong chung cư từ đó nhanh chóng nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý vận hành chung cư.

​

Phần lớn nhiều khúc mắc từ quỹ bảo trì chung cư chủ yếu xuất phát từ vấn đề quỹ bảo trì không được sử dụng rõ ràng, làm cho cư dân chung cư bất mãn và dẫn phát tranh chấp. Còn có khá nhiều cư dân thậm chí không nắm rõ quỹ bảo trì chung cư của tòa nhà có bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, đã được sử dụng vào việc gì,… Tình hình trên tiếp diễn chủ yếu có những nguyên nhân chẳng hạn:

+ Tiền bảo trì chưa được bàn giao cho ban quản trị, hay có thể bàn giao nhưng không thông tin cho cư dân tòa nhà về số tiền này

+ Qũy bảo trì do chủ đầu tư cầm do dự án còn chưa bình bầu ra ban quản trị nhằm tiếp nhận kinh phí bảo trì.

+ Trên hợp đồng mua bán căn hộ không đề ra các điều luật rõ ràng về nhiệm vụ của chủ đầu tư cùng những người liên quan đến tiền quỹ bảo trì.

Mọi khúc mắc về tiền quỹ bảo trì tòa nhà của cư dân và chủ đầu tư hay ban quản trị còn gây ảnh hưởng tương đối nhiều tới ban quản lý dự án, do đơn vị quản lý là đối tượng đứng ở giữa chịu ảnh hưởng do vấn đề tranh chấp chung cư bùng nổ.

2. Một vài khó khăn khi quản lý thông tin dữ liệu tòa nhà


Những khó khăn khác đơn vị vận hành nhà chung cư thường gặp được chẳng hạn là thách thức trong quản lý dữ liệu nhà chung cư. Đặc biệt có thể kể tới những tòa nhà chung cư lớn sở hữu dữ liệu tòa nhà rất lớn cần thiết nắm bắt, bao gồm số liệu thông tin chủ sở hữu và khách thuê ở chung cư, dữ liệu về dịch vụ tòa nhà, thông tin xe cộ, kiểm soát tài chính nguồn tiền trong tòa nhà…. Đồng thời cùng với các thông tin quản lý khác phải quản lý báo cáo rõ ràng. Lúc này lượng thông tin quá lớn nhất thiết phải tập trung quản lý ở từng phòng ban khiến cho dữ liệu dễ bị phân tán và rải rác nhiều nơi.

​

Điều này gây cho doanh nghiệp vận hành nhà chung cư rất khó có thể quản lý thông tin và dữ liệu của dự án trên một nền tảng thống nhất và rõ ràng, thậm chí dễ xuất hiện việc bỏ sót một số thông tin quan trọng chẳng hạn khiếu nại, đề xuất của khách hàng và cư dân, dẫn tới đơn vị quản lý vận hành không thể lập tức biết rõ đồng thời xử lý nhanh chóng.

Vì vậy muốn giải quyết tình trạng này, hầu hết công ty vận hành nhà chung cư kịp thời chọn sử dụng giải pháp vận hành nhà chung cư Landsoft Control của DIP Việt Nam vào tổng hợp quản lý thông tin tòa nhà thống nhất trên cùng một hệ thống, qua đấy tối ưu dịch vụ vận hành chung cư hiệu quả và bài bản, kịp thời nhận được tin tức đồng thời giải đáp vấn đề của cư dân, sự cố tại dự án ngay tức thì.

3. Những vấn đề nan giải trong việc tổng hợp báo cáo


Việc tổng hợp báo cáo, thống kê trong dự án nhà chung cư thường khiến BQL tòa nhà xuất hiện vấn đề khó giải, đặc biệt là thời điểm kiểm soát báo cáo tài chính – kế toán. Báo cáo các khoản thu – chi, doanh thu, lợi nhuận,…. Của tòa nhà cần phải liên tục cập nhật theo dõi theo ngày, tuần, tháng gồm có dữ liệu khổng lồ.

​

Nhưng điều này sẽ được được xử lý đơn giản khi ứng dụng hệ thống Landsoft Control vào tăng cường vận hành dịch vụ nhà chung cư. Phần mềm Landsoft Control có thêm các tính năng ưu việt giúp công ty quản lý tòa nhà tăng cường quản lý tòa nhà toàn diện kèm tốt hơn, bao gồm những nghiệp vụ như:

+ Nghiệp vụ quản lý chi phí dịch vụ

+ Giải pháp quản lý mặt bằng cho thuê tại dự án

+ Giải pháp quản lý khách hàng

+ Tính năng quản lý nhân viên tòa nhà: Dữ liệu hồ sơ nhân viên, Danh sách nhân viên, phân công công việc cùng với theo dõi tình hình làm việc từng nhân viên, lịch sử làm việc từng nhân sự, hỗ trợ nhắc báo công việc…

+ Tính năng quản lý hệ thống báo cáo, hành chính….

Trong giai đoạn chuyển đổ số như hiện tại, việc số hóa nghiệp vụ quản lý vận hành đang là tiêu chí cần thiết mọi công ty nào cũng cần thực hiện, trong đó bao gồm các công ty quản lý tòa nhà.

Theo dõi thêm tại: https://landsoft.com.vn/